Die stillen Helden der Logistik
Als die Covid-19-Welle über Wien schwappte, wurden Schutzmaterialien ganz schnell zur Mangelware. Doch beim Run auf Desinfektionsmittel und Masken war das Haus der Barmherzigkeit die berühmt berüchtigte Nasenlänge voraus und hatte bereits alles Nötige auf Lager, um die HB Familie vor der gefährlichen Erkrankung zu schützen.
Es war an einem Freitagnachmittag, als sich Gerald Stohlmann und Z. V. in den LKW setzten und die Berufsrettung der Stadt Wien (MA 70) ansteuerten. Als die beiden ankamen, trauten sie ihren Augen nicht. Sie waren zur Abholung der Schutzmaterialien tatsächlich die Ersten. Der Geschäftsführer der Infrastruktur, Gerald Stohlmann, dessen Team sich im HB um den Zentraleinkauf und die Logistik kümmert, erinnert sich, wie es dazu kam:
„In der Sekunde, als das digitale Bestellservice der MA 70 online ging, habe ich unseren Auftrag abgeschickt. Schon zwanzig Minuten später bekam ich einen Anruf, dass die Ware mit einem geeigneten Transporter schon vor dem Wochenende abholbereit wäre. Weitere zwanzig Minuten später saß ich mit meinem Kollegen Z. in unserem LKW.“ Durch die schnelle Reaktion und die gute Zusammenarbeit mit der MA 70 konnte für die Mitarbeiter*innen im HB gleich zu Beginn der Krise ein großes Kontingent an Schutzausrüstung gesichert werden.
Ein Zentrallager für das HB
Schutzmasken, -hauben, -mäntel und -brillen, Handschuhe, Ärmelschoner, Desinfektionsmittel und vieles mehr – diese Materialien gehen seit März in einer immens großen Stückzahl über den Bestelltisch von Chefeinkäufer Z. V. „Im Vergleich zum Vorjahr wurden heuer zusätzlich 163.400 Schutzmasken und 3.561 Liter Desinfektionsmittel bestellt“, so Z.V.
Aufgrund der großen Bestellmengen musste sogar ein zentral verwaltetes Lager her. Die Wahl fiel auf das Pflegekrankenhaus Seeböckgasse. „Im Zentrallager können wir auf die genauen Stückzahlen achten und sobald Bedarf besteht, zügig nachbestellen“, erklärt der Einkäufer. Zentral gesteuert wird auch die Hygienefreigabe für das gesamte HB durch Gerald Ohrenberger und Radojka Cirkovic. „Zu einem Zeitpunkt, wo Material sehr schwer bis gar nicht verfügbar war, musste man sehr schnell Entscheidungen treffen. Das Hygieneteam erteilt uns oft innerhalb von Minuten nötige Freigaben“, zeigt sich Z.V. dankbar über die gute Zusammenarbeit.
Kreative Lösungen bei der Materialbeschaffung
Damit das HB ohne Engpässe durch die Krise kommt, musste Gerald Stohlmann einige schlaflose Nächte in Kauf nehmen. Denn nicht immer lief die Beschaffung so reibungslos ab. „Für eine gewisse Zeit hatte man keine Chance, an Desinfektionsmittel zu gelangen, weil es Engpässe in der Produktion der Behälter gab.“ Eine kreative Lösung fand das Team, indem es die Mitarbeiter*innen bat, alle leeren Behälter aufzubewahren. Mit einem Tausend-Liter-Tank Desinfektionsmittel füllte man diese dann gemeinsam ab.
Eine neue Teamaufteilung
Nicht nur bei der Materialbeschaffung, sondern auch bei der Teameinteilung ging man neue Wege. „Unsere Telefone klingelten nonstop“, erzählt Z.V. Gerald Stohlmann verlagerte die Kommunikation daher zu Kollege Zdravko Lasic, der diese aus dem Homeoffice abwickelte und widmete sich kurzerhand selbst den Großteil seiner Zeit der Beschaffungsarbeit. „Z. und ich haben uns in meinem Büro eine Zentrale eingerichtet, in der wir sämtliche Abstimmungsgespräche und Bestellungen zusammen abwickelten“, so Stohlmann. Eine wichtige Unterstützung lieferte auch Sicherheitsfachkraft Gerhard Winkler, der sonst in den Betriebsstätten arbeitet. Er kümmerte sich im Wochentakt um die Auslieferung von Schutzausrüstung.
Eine rasche und neue Aufteilung, gutes Teamwork, kreative Lösungen und rasche Entscheidungen – das also sind die Zutaten für eine erfolgreiche Beschaffung in Krisen-Zeiten.
